Beslut 2015-06-12 (reg.nr 245-259-15)

Fråga om lärosätet i den individuella studieplanen har visat att en doktorand i väsentlig utsträckning har åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen.

Bakgrund

NN antogs den 1 april 2011 till utbildning på forskarnivå i informationsteknologi vid Örebro universitet. Lärosätet beslutade den 13 februari 2015 att NN från samma dag inte längre skulle ha rätt till handledning och andra resurser för forskarutbildning.

Som grund för beslutet anförde universitetet bl.a. följande. Enligt den individuella studieplanen skulle NN vara färdig med sin forskarutbildning den 16 september 2014. Hon har erhållit handledning i den omfattning det har varit möjligt för institutionen att erbjuda. Ansvaret för att avhandlingen inte är färdig i tid ska i och för sig delas mellan doktorand och handledare och det har konstaterats att det förekommit kommunikationssvårigheter mellan parterna. Institutionen har dock vidtagit åtgärder för att försöka lösa situationen i form av möten mellan handledare, bihandledare och doktorand. Det har inte framkommit några konkreta omständigheter utöver de som anges, varför progressionen inte har varit bättre och varför doktoranden inte är i närheten av att slutföra sin avhandling. Det är även oklart hur mycket arbete som kvarstår. NN har under sin tid som doktorand haft en acceptabel handledning. Det stämmer dock att handledning skett på distans. Det stämmer även att bihandledare har bytts ut under tiden, på grund av skäl som universitetet inte råder över. Institutionen har visat att insatser har gjorts och att man i stor utsträckning har lagt ned tid för att hjälpa doktoranden att nå sina mål. Institutionen anses ha fullgjort sina åtaganden enligt den individuella studieplanen gentemot NN. Med anledning av vad som framkommit i utredningen beslutar rektor att NN inte längre ska ha rätt till handledning och andra resurser för utbildning då hon genom sitt agerande i väsentlig utsträckning har åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen.

Yrkande m.m.

NN överklagade beslutet och yrkade att beslutet skulle upphävas. Hon anförde bl.a. följande. För att resurserna ska kunna dras in krävs enligt 6 kap. 30 § högskoleförordningen (1993:100) att det är visat att doktoranden i väsentlig utsträckning åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Frågan om i vilka situationer resurserna för en doktorand kan dras in med hänvisning till detta har vid ett antal tillfällen prövats av Överklagandenämnden för högskolan. I ett vägledande beslut den 13 april 2012 (reg.nr 451-14-12), gällande en doktorand vid KTH, gick nämnden igenom vad som krävs för att man ska kunna fatta ett sådant beslut. I beslutet, där man bifaller överklagan, konstaterar nämnden att det inte finns någon sammanhängande redogörelse för händelseförloppet eller över vilka åtgärder lärosätet vidtagit för att uppfylla sina åtaganden. Man konstaterar vidare att det inte, i den individuella studieplanen eller på annat sätt, fanns någon tydlig dokumentation om man skulle ha ansett att doktoranden ifråga skulle ha åsidosatt sina åtaganden och vad konsekvenserna av detta i så fall skulle kunna komma att bli. En utgångspunkt måste vara att det lärosäte som upplever brister vad gäller studieprestationen i god tid påtalar detta för doktoranden, och ger doktoranden det stöd som behövs för att komma till rätta med problemen. Allt detta bör dokumenteras i den individuella studieplanen. I det nu aktuella ärendet kan man konstatera att det inte finns någon dokumentation i den individuella studieplanen som styrker att man skulle ha påtalat brister i hennes prestationer. Lärosätet har heller aldrig påstått att sådana noteringar skulle ha gjorts. Man kan också konstatera att hennes lön som doktorand stegvis har höjts i enlighet med det lokala kollektivavtalet vilket förutsätter att man bedöms följa sin studieplan.

Av rektors beslut framgår att bristerna skulle ha påtalats på annat sätt och att det skulle ha förts anteckningar om detta. Dessa anteckningar har hon dock aldrig haft möjlighet att ta del av. Värt att notera är också att uppgifterna om dessa anteckningar inte fanns med i det utkast till beslut som hon fick möjlighet att yttra sig över. Hon har således inte haft möjlighet att bemöta påståendet om vad som ev. finns antecknat om påstådda brister i hennes prestationer. Oberoende av detta menar hon att all dokumentation ska göras i studieplanen och inte i separata dokument, särskilt som hon inte haft möjlighet att ta del av andra anteckningar. Vidare nämner lärosätet att man anser sig ha vidtagit de åtgärder som krävs för att komma tillrätta med situationen, dock utan att på något tydligt sätt konkretisera vilka åtgärder som satts in. Detta måste ställas mot det faktum att hon långt dessförinnan, i den individuella studieplanen, påtalat brister i handledningen såsom en enligt henne alltför frånvarande huvudhandledare. Man kan vidare konstatera att biträdande handledare under långa perioder saknades.

Vid bedömningen inför ett beslut om indragning av resurserna ska det vägas in om lärosätet fullgjort sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Lärosätet anser att det gjort vad det kunnat för att ge henne tillräcklig handledning m.m. Hon delar inte denna uppfattning. Till att börja med kan det konstateras att det under lång tid, totalt 2,5 år i praktiken eller realiteten saknats biträdande handledare, vilket är ett krav enligt 6 kap. 28 § högskoleförordningen. Under perioden april 2011 - april 2013 var docent AA registrerad som biträdande handledare. AA har inte varit inblandad i hennes handledning då han uppmanats att avstå från detta. Detta har han i ett bilagt yttrande vidimerat. Han har således endast fungerat som handledare på pappret, vilket innebär att det under två års tid bara fanns en handledare. Man kan vidare konstatera att huvudhandledaren under samma period befann sig i Tyskland under en stor del av tiden, ca 11 månader, vilket också bekräftas i beslutet. Således fanns det under en stor del av denna tid ingen aktiv handledare på plats vid lärosätet utan den fick skötas på distans, vilket i sig är tveksamt. Efter att AA avregistrerats som handledare utsågs efter ett par månader en ny biträdande handledare som tyvärr avled efter en kort tid. Hon fick då några månader senare en ny biträdande handledare. Örebro universitet konstaterar i beslutet att biträdande handledare bytts ut, men att det skett på grund av skäl man själv inte råder över. Med tanke på att hon under mer än två års tid inte haft någon aktiv biträdande handledare förefaller detta inte som rimligt. Under alla omständigheter är dessa byten av handledare en faktor som kan leda till problem i genomförandet av forskarutbildningen.

Som redogörs för har heller ingen handledning förekommit sedan mitten av september 2014 trots att beslutet att dra in resurserna fattades först i mitten av februari. Utöver de formella bristerna och det faktum att endast en handledare funnits under större delen av den tid som hon bedrivit sin forskarutbildning har hon också i den individuella studieplanen i god tid påtalat andra brister i handledningen och i relationen till huvudhandledaren vilket påverkat hennes studieresultat negativt.

Utifrån detta ifrågasätter hon starkt att lärosätet skulle ha fullgjort sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Det faktum att det under merparten av tiden inte funnits mer än en handledare gör att lärosätet inte levt upp till sina skyldigheter enligt högskoleförordningen. Örebro universitet har också vidgått att det funnits brister i handledningen. Universitetet nämner att det anser sig vidtagit de åtgärder som krävs för att komma tillrätta med situationen, dock utan att tydligt konkretisera vilka åtgärder som satts in. Lärosätet har således inte levt upp till sina skyldigheter enligt högskoleförordningen.

Av beslutet att dra in resurserna framgår att hon skulle ha varit färdig med sina studier den 16 september 2014. Detta trots att det i den sista revideringen av den individuella studieplanen, som fastställdes i slutet av mars 2014, anges att den gäller fram t.o.m. den 31 mars 2015 utan ett annat examinationsdatum. Inför att beslutet fattades har hon trots det utestängts från all handledning och från lokalerna redan i september 2014. Efter en tid stängdes även hennes e-post av. Lärosätet har enligt vad som framgår av beslutet inte bestridit detta. Uppenbarligen har man dragit in handledningen vid den tidpunkt då hennes anställning som doktorand löpte ut. När universitetet nu, fem månader senare, beslutar att dra in resurserna är det uppenbart att det i efterhand insett att det var skyldigt att ge henne handledning och andra resurser även efter att anställningen upphört. Genom sitt agerande har dock lärosätet i realiteten dragit in resurserna långt innan rektor fattat beslut i frågan. Det kan inte uppfattas på annat sätt än som ett allvarligt avsteg från bestämmelserna i högskoleförordningen.

Med stöd av det ovan anförda och den bevisning som framförts anser hon att det är klarlagt att Örebro universitets beslut att dra in hennes resurser är felaktigt då det inte finns stöd för att hon i väsentlig utsträckning skulle ha åsidosatt sina åtaganden. Tvärtom är det tydligt att handledningen varit bristfällig och inte uppfyller kraven enligt högskoleförordningen. Därutöver är det visat att lärosätet inte beaktat det regelverk som gäller vid indragning av resurser m.m. Hon anser därför att beslutet ska upphävas.

Örebro universitet vidhöll sitt ställningstagande och anförde i yttrande bl.a. följande. På grund av tillgodoräknanden av kurser sattes slutdatum för doktorandtiden till den 16 september 2014. Av den individuella studieplanen framgår vilket examensdatum som planerats, men eftersom både doktorand och handledare var medvetna om att progressionen inte var tillräcklig och att arbetet inte skulle bli färdigt i tid, så fanns det även en plan efter detta datum. Det anges i överklagandet att Örebro universitet har dragit in handledning och tillträde till universitetet redan i september. Detta stämmer inte då handledaren har varit beredd att fortsätta handledningen men doktoranden har inte sökt någon handledning sedan detta datum. NNs tillgång till e-post och arbetsplats begränsades visserligen under en period, men detta skedde genom ett förbiseende och åtgärdades så snart universitetet uppmärksammades på detta.

Gällande argumentationen att handledningen varit otillräcklig enligt vad som anges i 6 kap. 28 § högskoleförordningen, är det fel att påstå att AA uppmanats att avstå från att handleda; han påstår inte ens det i sin inlaga. Bihandledare kan ha olika roller i de flesta doktorandprojekt. Ibland är det en yngre forskare som arbetar i samma grupp som doktoranden och bistår i det dagliga arbetet eller har en speciell kompetens som huvudhandledaren inte har, ibland fungerar bihandledaren som ett bollplank i allmänhet. Det är den rollen som AA förväntats ha och i realiteten haft. Universitetet har sedan utsett nya bihandledare som också involverats i handledningen. Men av olika skäl, som universitetet inte kunnat råda över, har det tvingats göra ett par byten av bihandledare.

Det påstås vidare att huvudhandledaren har varit borta under sammanhängande perioder under den tid hon befunnit sig i Tyskland. Detta stämmer inte; handledaren har visserligen varit frånvarande i viss mån, men inte i den omfattning som anges i överklagandet. Huvudhandledaren befann sig i Örebro ungefär en vecka per månad under den period som hon hade sin huvudsakliga verksamhet i Tyskland. Hon erbjöd under hela perioden en ständig och aktiv handledning via e-post, skype och telefon. Det anges i överklagandet att Örebro universitet inte konkretiserar vad lärosätet har gjort för insatser. Byte av bihandledare i den mån det varit möjligt har skett, vidare har huvudhandledaren varit den som i första hand tagit kontakt och fått till möten. Doktoranden har fått handledning då hon eftersökt den. Handledaren har fört anteckningar över de möten som genomförts sedan våren 2013 och det finns även e-post som visar hur handledaren sökt kontakt med doktoranden och försökt föra projektet framåt. Det har getts information om vad som ska göras för att uppnå målen och hur, men den informationen har inte alltid uppmärksammats. Sammanfattningsvis har eventuell utebliven handledning inte berott på handledarens ointresse eller var hon befunnit sig.

I ett kompletterande yttrande har universitetet anfört bl.a. följande. Handledaren har försökt att driva arbetet framåt och få doktoranden att göra ”rätt saker”. Parterna har dock inte varit överens om dessa förutsättningar. Universitetet har satt in extra resurser för att parterna ska kunna kommunicera effektivare. I den individuella studieplanen för 2012-2013 har NN gett sina synpunkter på hur handledningen fungerat. Efter detta sattes resurser in för att få parterna att kommunicera effektivare. Hennes påpekanden om att handledaren varit frånvarande, avvisande och att det inte har funnits en duglig bihandledare är synpunkter som förts fram i samband med diskussionen när den beräknade tiden för forskningsarbetet närmat sig sitt slut. I samband med diskussioner om hur man på institutionen skulle lösa den uppkomna situationen för doktoranden när tiden var slut, kom en lång lista med klagomål angående handledningen. Trots detta och trots att handledaren förvånades av uppgifterna som fördes fram fortsatte diskussioner om en förlängning av utbildningstiden. Syftet med diskussionerna var att återigen komma överens om vad som skulle göras och hur, något som handledare och doktorand dock inte kunde enas kring. Från institutionen begärdes en redovisning av de aktiviteter som kvarstod samt en beräkning av den tidsåtgång som återstod för att nå målet med forskningen. Doktoranden sände efter en del påminnelser från institutionen in en sådan tidsplan som omfattade en period om tre månader. Parterna var inte överens om den planering som angavs i dessa delar, men institutionen ville ge doktoranden ytterligare tid om det fanns en praktisk möjlighet för doktoranden att nå sitt mål. Doktoranden har i vidare diskussioner och i samband med en senare begäran om förlängning om utbildningstiden, angett ett önskemål om en förlängning av tiden med mellan åtta månader och ett år. Från institutionens sida är det högst oklart huruvida ett års förlängning av utbildningstiden skulle räcka för doktoranden att bli färdig. Upplevelsen är att doktoranden inte följer de överenskommelser som handledare och doktorand kommit överens om.

För att ta sitt ansvar har Örebro universitet tillsatt den handledare som var bäst lämpad inom det aktuella området. Handledaren har haft en tät och nära kontakt med doktoranden och har varit tillgänglig för doktoranden i hög utsträckning, även under den tid som hon på heltid inte varit fysiskt närvarande vid Örebro universitet. Doktoranden har ingått i en forskningsgrupp vid universitetet och har även fått hjälp från andra anställda vid Örebro universitet och från handledarens tyska kollegor. Handledaren har hela tiden muntligen påpekat att doktorandens forskning inte fortskrider som den bör. Däremot har handledaren varit väldigt försiktig och återhållsam i de kommentarer som lämnats skriftligen i doktorandens individuella studieplan. Handledaren upplever att doktoranden gått emot flera av de överenskommelser som träffats och att det varit mycket svårt att ställa krav på doktoranden i arbetet. Tidigare när så har skett, har doktoranden reagerat negativt och det har blivit än svårare att kommunicera effektivt. När institutionen har uppfattat de problem som förelegat mellan handledare och doktorand så har insatser och resurser satts in i försök att åtgärda problemen. Både handledare och bihandledare har avsatt en avsevärd tid för att hjälpa doktoranden, båda har varit närvarande i handledningen i stor utsträckning.

Den utredning som förelegat och de diskussioner som har företagits mellan doktorand, handledare och institution har dessvärre lett till ännu sämre möjligheter att kommunicera och samarbeta. Institutionen erbjöd doktoranden en lösning genom förlängning av utbildningstiden för handledning om drygt tre månader men med tydliga krav på hur arbetet skulle företas av doktoranden. Doktorandens inställning i diskussionen var dock att hon inte ville färdigställa ett arbete av för låg nivå i enlighet med vad institutionen föreslagit.

Universitetet är av den uppfattningen att doktoranden själv inte har tagit några egna initiativ för att komma vidare i sin progression. Universitetet har vidtagit de åtgärder som varit praktiskt möjliga i detta fall. Som framkommit tidigare i insända skrivelser hade vissa åtgärder - med facit i hand - kunnat genomföras tidigare. Vidare skulle tydligare krav på progression, som medfört att doktoranden insett vad som ska göras för att nå målen, ha preciserats. I de individuella studieplaner som författats finns utrymme för doktoranden att skriva synpunkter, men det finns inte något utrymme för handledaren att framföra de brister som uppmärksammats.

Överklagandenämnden har bett om grunder för det beslut som fattats. Dessa har ytterligare beskrivits ovan. Med stöd av insända handlingar så framgår det inte med tydlighet på vilket sätt som doktoranden i väsentlig utsträckning åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Däremot så förekommer det väsentliga brister i doktorandens sätt att genomföra sin forskning och kommunicera och lyssna av aktuell handledare. Det är handledaren som varit drivande och varit den som hela tiden tagit kontakt och bestämt möten/deadlines. Doktorandens eget ansvar i processen har varit synnerligen svagt. Efter att diskussion har företagits om en förlängning av doktorandtiden så har det framförts en mängd synpunkter på aktuell handledare och förutsättningar för att kunna uppnå ett samarbete har försämrats.

NN inkom med ett yttrande där hon anförde bl.a. följande.

I yttrandet påstås inledningsvis att handledaren inte varit tillfreds med hennes progression och liknande uttalanden förekommer på flera ställen i yttrandet. I denna del har det varken nu eller tidigare styrkts med någon dokumentation. Lärosätet erkänner t.ex. själv att de insända handlingarna inte med tydlighet visar på vilket sätt doktoranden åsidosatt sina åtaganden (under rubriken ”Grunder för beslutet”). Universitetet skriver vidare att det inte haft utrymme att notera sådant i studieplanen, vilket i så fall faller tillbaka på lärosätet som upprättat mallen för den individuella studieplanen. Dessutom finns utrymme för uppföljning av planen och där hade mycket väl avvikelser kunnat antecknas. Det påstås på flera ställen att lärosätet satt in extra resurser, men det saknas tydlig dokumentation kring hur, när och på vilket sätt detta skulle ha skett. Universitetet menar att hon inte skulle varit tillräckligt aktiv och en upplevelse av att hon inte följt överenskommelser och liknande. Detta stämmer inte. Exempelvis har handledaren inte förstått henne när hon påtalat att det inte går att genomföra vissa delar av projektet på det sätt handledaren önskar p.g.a. tekniska begränsningar, bl.a. i den mjukvara hon var hänvisad till (handledarens egen). Handledaren har trots detta vidhållit sin uppfattning. Lärosätet påstår att hon har fått stöd från andra än handledaren. Det är dock inte visat hur och på vilket sätt det skulle ha skett. Sammanfattningsvis är det som lärosätet påstår felaktigt, illa underbyggt och det framgår inte på vilket sätt den först nu insända dokumentationen skulle styrka lärosätets påståenden. Det framgår tvärtom av yttrandet att man i själva verket inte tydligt kan styrka bristerna i förhållande till åtagandena i studieplanen.

Utredning

NN antogs som doktorand den 1 april 2011 vid Örebro universitet. Den individuella studieplanen fastställdes den 1 oktober 2011 och reviderades den 20 mars 2012, den 2 april 2013 och den 31 mars 2014. Av planen framgår att avsikten var att disputation skulle ske 17 juni 2014. I planen framgår också kommentarer från NN angående handledningen. Det finns inga kommentarer från handledare kring progressionen. Det finns heller inga åtgärder angivna.

Skäl

Tillämpliga bestämmelser

I 6 kap. 29 § första stycket högskoleförordningen (1993:100) anges att för varje doktorand ska det upprättas en individuell studieplan. Planen ska innehålla högskolans och doktorandens åtaganden och en tidsplan för doktorandens utbildning. Planen ska beslutas efter samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare.

Av andra stycket följer att den individuella studieplanen regelbundet ska följas upp och efter samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare ändras av högskolan i den utsträckning som behövs. Utbildningstiden får förlängas bara om det finns särskilda skäl till det. Sådana skäl kan vara ledighet på grund av sjukdom, ledighet för tjänstgöring inom totalförsvaret eller för förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer och studentorganisationer eller föräldraledighet.

I 6 kap. 30 § första stycket högskoleförordningen anges att om en doktorand i väsentlig utsträckning åsidosätter sina åtaganden enligt den individuella studie-planen, ska rektor besluta att doktoranden inte längre ska ha rätt till handledning och andra resurser för utbildningen. Innan ett sådant beslut fattas ska doktoranden och hans eller hennes handledare ges möjlighet att yttra sig. Prövningen ska göras på grundval av deras redogörelser och annan utredning som är tillgänglig. Vid bedömningen ska det vägas in om högskolan har fullgjort sina egna åtaganden enligt den individuella studieplanen. Beslutet ska vara skriftligt och motiverat.

Möjligheten att dra in en doktorands handledning och andra resurser har ytterst sin grund i högskolelagens (1992:1434) krav på att universitetens och högskolornas resurser utnyttjas effektivt (jfr 1 kap. 4 § högskolelagen). I förarbetena till de redovisade författningsbestämmelserna, där rektor enligt högskoleförordningens bestämmelser efter den 1 januari 2011 har övertagit fakultetsnämndens ansvar, uttalade regeringen följande. Det bör vara möjligt att besluta att en doktorand inte längre ska få ta högskolans resurser i anspråk, om doktoranden skulle ha mycket liten framgång i studierna, och detta inte beror på orsaker som föräldraledighet, sjukdom, militärtjänst eller liknande. Om doktoranden i väsentlig mån har miss-lyckats med att uppfylla sina åtaganden enligt den individuella studieplanen, bör fakultetsnämnden kunna besluta att doktoranden inte längre ska ha rätt till handledning, arbetsplats och övriga resurser, och det även innan den tid gått som motsvarar 160 poäng. Vid bedömningen ska också vägas in i vilken mån fakultetsnämndens åtaganden enligt studieplanen uppfyllts, till exempel vad gäller handledningen (prop. 1997/98:1, utgiftsområde 16, sid. 167).

Överväganden

Den fråga Överklagandenämnden för högskolan har att ta ställning till i ärendet är om det är visat att NN i väsentlig utsträckning har åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen.

Av handlingarna framgår att NN antogs till forskarstudierna den 1 april 2011 och att hon enligt den individuella studieplanen skulle disputera i juni 2014. I revisionerna av planen har, såvitt framgår, detta datum inte justerats. Det framgår inte hur lång hennes faktiska studietid, med hänsyn tagen till sjukdom och institutionstjänstgöring faktiskt har varit. Studieplanen är när det gäller progressionen i NNs utbildning mycket knapphändig. Detta har Örebro universitet också vidgått då det anfört att det av de insända handlingar inte med tydlighet framgår på vilket sätt som hon i väsentlig utsträckning åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Universitetet har dock anfört att det funnits väsentliga brister i NNs sätt att genomföra sin forskning och kommunicera och lyssna av aktuell handledare.

Överklagandenämnden gör bedömningen att det i den reviderade studieplanen inte framgår att NN skulle ha åsidosatt sina åtaganden enligt planen. Universitetet har bifogat minnesanteckningar förda av handledaren där det framgår vilka kontakter de två har haft under vissa perioder. Dessa visar dock inte att universitetet tydligt har kommunicerat till NN vad hon förväntas göra och inom vilken tidsram. Det finns inte heller tydligt dokumenterat vilka åtgärder universitetet har vidtagit för att hantera de problem som NN lyft rörande handledningen. Inte heller har det framgått att universitetet har varit tydligt i förhållande till NN rörande konsekvenserna av den försening av utbildningen som varit.

Överklagandenämnden gör bedömningen att det av dokumentationen och övrig utredning i ärendet inte har visats att NN i väsentlig utsträckning har åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen. Mot denna bakgrund gör Överklagandenämnden bedömningen att NN ska ha fortsatt rätt till handledning och andra resurser. Överklagande ska således bifallas.

Nämndens beslut

Överklagandenämnden för högskolan biföll överklagandet.